内定承諾書の送り方完全ガイド｜郵送・メールのマナーと手順

「内定承諾書の封筒ってどう書けばいいの？」
「添え状は必要なの？書き方は？」
「新しい環境で信頼関係を築くために、失礼のないマナーを知りたい」

このように悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

この記事では、内定承諾書の送り方をメール・郵送のそれぞれのケースで詳しく解説します。封筒の書き方や添え状の作成、書留や速達の選び方までわかりやすくご紹介します。

最後まで読めば「これで完璧！」と安心して承諾書を送付でき、新しい職場への入社準備もスムーズに進められます。

内定承諾書とは？内定通知書との違い

内定通知書は企業が「あなたに内定を出した」との意思を示す書類です。一方、内定承諾書は「あなた自身が内定を受け入れる」との意識を正式に伝えるための書類です。

整理すると以下のような違いがあります。

書類名	誰の意思を示す？	目的	主な内容
内定通知書	企業	内定を出した事実の提示	入社予定日・条件・提出書類
内定承諾書	求職者	内定を受ける意思の提示	署名・押印・提出日

内定承諾書は契約書に近い意味合いを持つため、返送することが正式な手続きとなります。通知書だけでは入社が確定していないため、承諾書の返送が必要です。

また、承諾書と一緒に返送する書類は企業ごとに異なりますが、一般的には以下のような書類が含まれることが多く見られます。

• 内定承諾書（採用承諾書・入社承諾書）
• 身元保証書
• 誓約書
• 健康診断書（直近のものを求められる場合あり）
• 個人情報取り扱いに関する同意書
• 扶養控除等申告書（入社前に提出を求める企業もあり）

書類の組み合わせは企業によって異なるため、案内文に従って揃えます。返送漏れがあると入社手続きが滞る場合があるため、必ずチェックしましょう。

内定承諾書の送り方｜提出期限と送る前の準備

内定承諾書を送る際の提出期限の目安と、送付前に確認しておきたい準備のポイントを整理します。

提出期限の目安

内定承諾書には企業ごとに提出期限が設けられています。案内が届いたらまずは期限を確認しましょう。一般的には内定通知書到着後1週間が目安です。

期限が迫っている場合や不明点がある際は、早めに企業の採用担当者へ問い合わせておくと、焦らず安心して対応できます。

提出期限を守ることは、ビジネスマナーの基本であり、信頼できる人柄を伝える上でも不可欠です。採用担当者は多数の候補者の対応をしているため、期限内に書類が届けば、確認や管理の手間をかける心配がありません。

内定承諾書を送る前の準備

書類を送る前に以下を確認して準備しておくと、ミスを避けられます。

• 署名・押印
  指定されている通り、署名は自筆で、押印は必要な場合のみ行う

• 書類の折り方
  三つ折りが一般的だが、企業の指示に従う

• 提出物の確認
  同封する書類の不足や順番をチェック

• 送付方法
  メール提出か、郵送なら普通郵便・書留・レターパックなどの選択

事前に準備しておくことで、慌てることなく書類を送付できるでしょう。では、提出方法はどのように選択したら良いのでしょうか。次項では、送り方の選び方について解説します。

内定承諾書の送り方は2種類｜メールと郵送の違い

内定承諾書の送り方は、メール・郵送の2種類です。大前提として、企業から送付方法の指定がある場合は、指示に従いましょう。

企業から特に指定がない場合は、自分でどちらかを選択する必要があります。メールと郵送のそれぞれの特徴と使い分けのポイントを整理します。

方法	特徴	使うべき状況
メール	即日送付が可能で紛失リスクが少ない。PDFで送るのが一般的	締切が迫っている場合や、過去のやり取りがメール中心の場合
郵送	書面で正式感がある。封筒や添え状で丁寧さを演出できる	企業文化や規模が大きく、書類でのやり取りが基本の場合

郵送の場合は到着まで日数がかかるため、提出期限を考慮して速達も検討しましょう。メールと郵送、それぞれのメリット・デメリットを理解することで、自分の状況に適した方法を選べます。

内定承諾書の送り方｜メールで送る場合

内定承諾書をメールで送る場合は、本文の書き方や添付ファイルの扱い方への注意で、好印象を与えられます。メールは手軽に送れる反面、マナーを間違えると雑な印象を与えてしまうことも。

ここでは、メール送付の手順と注意点、本文の例まで解説します。

内定承諾書をメール送付する手順

メールで送る際の基本的な手順は以下の通りです。

メールで送るPDF化のコツ

内定承諾書をPDFにする際は、以下のポイントに注意しましょう。

• まっすぐにスキャン
  斜めにならないようにスキャンします。

• ファイルサイズは適切に
  大きすぎると送信できない場合があります。200〜500KB程度が目安です。

• パスワード設定は不要
  企業から特に指定がない限り、パスワードは不要です。

• スキャンできるプリンターがない場合
  コンビニのマルチコピー機でもスキャンしてPDF化が可能です。USBやスマホを使って簡単に作成できるので、自宅にプリンターがなくても問題ありません。

内定承諾書を送るメールの本文例文

メール本文は、以下のように簡潔で丁寧にまとめましょう。

例文

内定承諾書の送り方｜郵送で送る場合

内定承諾書を郵送で提出する際は、単に封筒に入れて送るだけでなく、企業に良い印象を持ってもらえるよう、細かいマナーまで意識しましょう。封筒や添え状の書き方、郵便種別の選び方など、すべてが印象につながります。

ここでは、郵送に必要な準備や手順、注意点を解説します。

郵送で必要なもの

郵送にあたっては、最低限下記のものを揃えておく必要があります。

• 内定承諾書本体
  指示通り署名・押印を済ませたものを用意します。送り方や記入漏れに注意しましょう。

• 返信用封筒
  企業から同封されている場合は、宛名や「行」「宛」の確認をして、必要に応じて修正します。自分で用意する場合は白無地の封筒が無難です。

• 添え状（送付状）
  書類の確認と送付の挨拶を簡単にまとめた文書で、テンプレートを活用すると安心です。

• 切手
  封筒サイズ、郵便種別に応じて必要枚数を用意しましょう。簡易書留や速達の場合は窓口で購入するのがおすすめです。

これらを事前に確認し、封筒に入れる書類や折り方を考えて準備しておくと、スムーズに進められます。

内定承諾書を入れる封筒の書き方

封筒は、企業にとって第一印象となる重要な要素です。表面と裏面の基本の書き方を押さえましょう。

縦書きか横書きか迷う場合は、企業から届いた封筒の書き方に合わせるのが安全です。表面・裏面とも整えておくことで、書類全体の印象が引き締まります。

添え状の書き方｜テンプレート付き

添え状は内定承諾書と一緒に送る短い挨拶文で、手書きでもPC作成でも問題ありません。

以下のポイントを押さえましょう。

• 書き出しで簡単に挨拶する
• 感謝を伝える
• 書類を同封した旨を書く
• 同封した書類の一覧を記載する

テンプレート例（手書き・PCどちらでも応用可能）

郵送で失敗しないための注意点

内定承諾書を郵送する際は、書類を無事に届け、担当者に良い印象を残すために、いくつか注意すべきポイントがあります。

• クリアファイルに入れる
  折れや汚れを防ぎます。封筒が小さく三つ折りする場合は、クリアファイルは不要です。

• 郵便種別の選び方
  提出期限に十分な余裕がある場合は普通郵便で問題ありませんが、書類紛失のリスクを減らしたい場合は簡易書留を利用しましょう。また、提出期限が差し迫っている場合には、速達やレターパックを活用すると安心です。

• ポスト投函か窓口か
  書留や速達は郵便局窓口で出す方が安心です。普通郵便の場合はポストでも問題ありません。

• 送付後の連絡
  郵送で送った旨をメールで一言伝えると、確実に書類を送ったことを企業に伝えられます。

郵送は手間がかかりますが、丁寧な対応で、企業に対して誠実な印象を与えられます。

内定承諾書を郵送する際の送付前チェックリスト

内定承諾書を郵送する前に、下記のチェックリストで漏れがないか最終チェックしましょう。

内定承諾書を送った後に企業から連絡がない場合の対応

内定承諾書を送付した後、企業から連絡がないと不安になることもあります。しかし、すぐに焦る必要はありません。企業側では書類の確認や内部処理に時間がかかる場合があるため、通常は数日から1週間ほど様子を見るのが目安です。

もし、1週間が過ぎても連絡がない場合は、確認のメールを送ると良いでしょう。「〇月〇日に内定承諾書を送付しました。届いておりますでしょうか」と問い合わせます。問い合わせの際は、失礼のない文面で簡潔に伝えるのがポイントです。

電話で確認する場合も、平日の日中など担当者が対応しやすい時間帯を選びます。丁寧に、確認の意図であることを伝えましょう。

安心して入社準備を進めるためにも、適切なタイミングでの確認をすると安心です。

内定承諾書の送り方におけるよくある疑問Q&A

内定承諾書の送り方について、よくある質問をまとめました。

内定承諾書を紛失・破損した場合の対処法は？

万が一、承諾書を紛失したり破損してしまった場合は、まず落ち着いて企業に連絡しましょう。メールまたは電話でお詫びしつつ、再送を依頼します。重要なのは、早めの報告です。遅れることで提出が遅れ、入社手続きや企業側のスケジュールに影響が出る可能性があります。

メール提出後に内定承諾書の原本は必要？

企業によっては、メールでPDFを送付しただけで手続きが完了する場合があります。とはいえ、多くの場合はのちに原本の提出を求められるため、メール送付後も原本を保管しておくと安心です。迷った場合は、送付前に企業の担当者に確認するのが確実です。

内定承諾書を送った後に辞退したくなったら？

承諾書を送付後に辞退する場合、誠実な対応が求められます。まずはできるだけ早く企業に連絡し、電話で事情を説明したうえで、メールで正式に辞退の意思を伝えましょう。

まとめ｜内定承諾書の送り方マナーを守って好印象に

この記事では、内定承諾書の送り方について解説しました。

内定承諾書は、入社意思を正式に示す大切な書類です。メールか郵送か企業指示に従い、封筒や添え状、署名・押印など基本マナーを守って送ります。

期日内に確実に送付し、必要に応じて送付連絡を入れることで、誠実な印象を与え、入社準備を安心して進められます。