- 同僚向け退職メールは短く感謝を伝えるだけで十分
- 例文通りに書けば失礼なくスムーズに送れる（例文）
- 一言添えるだけで退職後も円満に関係を維持できる
退職挨拶メールは、お世話になった人へ感謝を伝える大切なメールです。
「退職の挨拶をメールで送るのは失礼かな……」
「同僚にメールしたいけれど、何を書く？」
「退職後も関係を続けたい同僚がいる」
お世話になった同僚へ改めて感謝の気持ちを伝えるのは、簡単そうで難しいものです。そんなときには、退職挨拶メールの例文を活用すると、伝えたいことが整理できます。同僚向けの退職挨拶メールは、短く感謝を伝えるだけで失礼になりません。
この記事では、同僚へ送る退職挨拶メールのマナーや例文をわかりやすく解説します。最後まで読めば、すぐにメールが書けて、大切な節目の日を気持ちよく迎えられます。
- 採用・人事歴10年以上
- 中途採用で900名以上を選考
- 採用統括責任者として書類選考・面接・採否の決定を担当
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- 社員のキャリア相談を多数経験
- 2級ファイナンシャル・プランニング技能士（FP）
同僚へ退職挨拶（報告）メールを送る目的とは？
同僚へ退職挨拶メールを送る目的は、大きく分けて4つあります。
- お世話になった人へ感謝の気持ちを伝えるため
- 失礼にならない形で退職の区切りをつけるため
- 業務の引継ぎを周知するため
- 退職後も良好な関係を継続するため
それぞれの目的について解説します。
お世話になった人へ感謝の気持ちを伝えるため
退職挨拶メールの最大の目的は、日頃の感謝を伝えることです。これまで仕事で関わった同僚や先輩、後輩に対して、助けてもらったり学ばせてもらったりしたことを具体的に伝えると、心のこもった印象になります。
たとえば「月末処理で手伝っていただいたこと、本当に助かりました」といった一言を添えるだけでも十分です。
失礼にならない形で退職の区切りをつけるため
退職挨拶メールは、円満に職場を離れるために欠かせない区切りです。挨拶をせずに退職すると、「連絡もなく辞めた」と思われ、同僚に不快な印象を与えてしまいます。
メールで簡潔に退職日や感謝の気持ちを伝えるだけで、相手に失礼なく区切りを示せるのです。また、担当業務の引き継ぎ先や今後の連絡先を記すことで、相手が迷わず対応できる配慮もできます。
メール1通で感謝と区切りを丁寧に伝えることが、円満退職につながります。
業務の引継ぎを周知するため
退職に伴う職場の混乱を避けるには、担当業務の引き継ぎ先を明確にすることが大切です。
メール本文に「担当業務は△△さんに引き継いでおります」と入れるだけで、周りの人が迷わず対応できます。さらに表で業務内容と担当者を整理しておくと、視覚的にも理解しやすくなるでしょう。
これにより、職場への影響を最小限に押さえ、誠実さが伝わります。
退職後も良好な関係を継続するため
特にお世話になった同僚とは、退職後も連絡を取り合える関係を維持したいものです。メールには個人の連絡先を添えて、「今後もご連絡いただけると嬉しいです」と一言加えるだけで関係性が保ちやすくなります。
たとえば、メールアドレスや携帯番号を明記するだけで、退職後の連絡もスムーズです。
最後にもう一度「これまでありがとうございました」と締めることで、メール全体の印象も丁寧にまとまります。
同僚への退職挨拶をメールで済ませるのは失礼？
退職の挨拶をメールで済ませるのは、必ずしも失礼ではありません。挨拶する相手が多い場合や、対面での挨拶が難しい場合に有効な方法です。挨拶では相手の時間もとることになるので、相手が忙しくしている場合には配慮した対応ともいえます。
とはいえ、相手によっては失礼だと感じる人もいるため、相手によって使いわける気配りが必要です。お世話になったり、特に親しかった同僚には、対面で挨拶をするのがおすすめです。都合が合わない場合など対面が難しければ、電話での挨拶が礼儀正しい印象になります。
同僚向けに退職挨拶メールを送るベストなタイミング
同僚に向けた退職挨拶のメールを送るタイミングは、最終出勤日の午後〜夕方がベストです。最後の日に感謝を伝えることで気持ちに区切りがつきます。また、仕事が落ち着く時間帯を選ぶことで相手に負担をかけづらくなります。
たとえば、定時後にメールを送った場合には、すでに退社してしまっている人もいるでしょう。その場合、メールを確認してもらえるのが退職後になってしまうこともあります。
最終出勤日にメールを送ることで、受け取った人も「今日で最後なんだ」と印象に残りやすくなります。
もし不安な場合には、先に退職した人の送信タイミングを参考にするのも一つの方法です。
同僚に退職挨拶メールを送るときの4つのマナー・ルール
同僚に退職挨拶メールを送るときには、以下のマナーを意識しましょう。
ポジティブな思い出を添えて感謝を伝える
退職挨拶メールでは、感謝を伝える際にポジティブな思い出を添えると効果的です。単に「お世話になりました」と書くだけでは印象が薄くなりがちですが、具体的なエピソードを入れることで相手にしっかり記憶されます。
ポジティブな思い出を必ず添えることで、感謝の気持ちが自然に伝わります。
退職理由は一身上の都合で十分
退職挨拶メールで詳細な退職理由を説明する必要はありません。「一身上の都合」と簡潔に伝えるだけで、十分に相手に理解してもらえます。あまり詳細に書くと、同僚が心配したり、誤解を招く可能性があります。
たとえば「家庭の事情により退職します」と書くと、相手に余計な詮索をされることもあるかもしれません。
退職理由は簡潔にまとめ、メールでは感謝や挨拶に重点を置くことが、スマートで失礼のない対応です。
悪口や愚痴は書かない
退職挨拶メールは感謝を伝える場であり、会社や同僚の悪口を書く場ではありません。たとえ不満があっても、メールに書くと後でトラブルの原因になることがあります。
悪口や愚痴が書かれたメールは、受け取った同僚に不快感を与えるだけでなく、社内で伝わると印象を悪くします。形として残るメールだからこそ、口頭以上に慎重な配慮が求められるのです。
文面には前向きな言葉だけ残すことが、円満退職のポイントです。
事前にメールを作成しておく
退職当日は、挨拶周りや最終的な引き継ぎなどで慌ただしくなり、メールの内容をじっくり考える時間を確保できない可能性があります。
事前に本文を作成しておけば、落ち着いて丁寧な文章を作れるため、当日の混乱を避けられます。あわせて、送信リストを整理しておけば、お世話になった方々への送り漏れも防げるでしょう。
こうした事前の準備が、最終日に余裕を生み、最後まで丁寧で誠実な印象を残すことにつながります。
同僚に送る退職挨拶メールの基本テンプレ｜書き方フォーマット
同僚に送る退職挨拶メールは、基本のフォーマット（テンプレ）を押さえておくと、失礼なく、短時間で作成できます。
件名は、相手がメール内容が一目で退職の挨拶とわかりやすいようにします。
退職日を記載しないと、いつ退職するのかわからず、相手を困惑させる可能性があります。「〇月〇日をもって」のように退職日を記載しましょう。
対面での挨拶が出来ず、メールでの挨拶となったお詫びをします。
フォローしてもらったり、お世話になったエピソードを添えて感謝を伝えましょう。
後任や引継ぎした人を紹介します。引き継ぎの対象が複数人にわたる場合は、内容を箇条書きで整理したり、別途作成した一覧表を活用したりする方法も効果的です。
退職後も引き続き関係を続けたい人には、今後の連絡先を記載しましょう。
同僚の今後の活躍を祈る文で本文を締めましょう。
退職の挨拶メールは一斉送信でも問題ない？
メールを送る相手が多い場合には、一斉送信でも問題ありません。個別に送るよりも効率的に全員に伝えられ、送り漏れが防げるメリットがあります。ただし、失礼にならないよう、文面や送信方法に配慮する必要があります。
ポイントとしては以下の通りです。
- 宛先は「BCC」でまとめ、「TO」には自分のアドレスを入れる
- 全員に向けた内容で簡潔に挨拶する
- 個別で感謝したい人には別途メールを送る
たとえば、部署全体や関わりの少ない同僚には一斉送信で十分です。一方、特にお世話になった先輩や担当者には、個別に具体的なエピソードを添えて感謝を伝えると、より丁寧で温かい印象になります。
一斉送信は、効率とマナーを両立できる方法です。送信方法と文面の工夫で、多くの関係者へ感謝を伝えつつ、円満な退職の挨拶となります。
同僚向け｜失礼にならない退職挨拶メール例文
同僚へ送る際に、そのまま使える退職挨拶のメール例文を紹介します。関係性や職場の雰囲気に合わせて、例文から近いものを選びましょう。
同僚向け｜失礼にならないシンプルな退職挨拶メール例文
同僚へ送るシンプルな退職挨拶メールの例文を紹介します。
例文
件名：退職のご挨拶（氏名）
〇〇さん
お疲れさまです。
私事で恐縮ですが、〇月〇日をもちまして一身上の都合により退職することになりました。
本来であれば直接お伝えするべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
入社した頃は、事務の仕事もわからないことばかりでしたが、〇〇さんがいつも丁寧に教えてくださり、本当に助かりました。
特に月末処理のときに一緒に残業したことは、今でも良い思い出です。
心より感謝申し上げます。
担当していた業務は△△さんに引き継いでおりますので、何かございましたら△△さんまでお声がけください。
また、今後の連絡先をお伝えしておきます。
メール：〇〇〇@〇〇〇〇
携帯：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇さんのこれからのご活躍を心よりお祈りしています。
本当にお世話になり、ありがとうございました。
同僚向け｜感謝が伝わる退職挨拶メール例文
同僚向けの感謝が伝わり心に残る退職挨拶メールの例文を紹介します。
例文
件名：退職のご挨拶（氏名）
〇〇さん
お疲れさまです。
突然のご連絡となり恐縮ですが、〇月〇日をもちまして一身上の都合により退職することになりました。
本来なら直接お伝えすべきところ、メールでのご挨拶となってしまい申し訳ございません。
入社したばかりで右も左もわからなかった頃、〇〇さんが一緒にお客様先を回ってくださったこと、今でも鮮明に覚えています。
営業の基本を教えてもらいながら、何度も失敗をフォローしていただきました。
〇〇さんがいてくださったからこそ、ここまで頑張れたと思っています。
本当にありがとうございました。
担当していた案件につきましては、以下の通り引き継いでおります。
・A社、B社 → △△さん（内線〇〇〇〇）
・C社、新規案件 → ◇◇さん（内線〇〇〇〇）
何かご不明点などありましたら、お声がけください。
なお、私の今後の連絡先をお伝えいたしますので、何かございましたらお気軽にご連絡ください。
メール：〇〇〇@〇〇〇〇
携帯：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇さんのますますのご活躍とご健康を心よりお祈りしています。
これからも変わらずお元気で頑張ってください。
本当にお世話になりました。
同僚向け｜簡潔な短文の退職挨拶メール例文
簡潔に短文でまとめた退職挨拶メール例文を紹介します。
例文
件名：退職のご挨拶（氏名）
〇〇さん
お疲れさまです。
私事ですが、〇月〇日をもって退職することになりました。
メールでのご挨拶となり、申し訳ございません。
短い間でしたが、大変お世話になりました。
業務は△△さんに引き継いでおりますので、何かあれば△△さんまでお願いします。
〇〇さんの今後のご活躍をお祈りしています。
同僚向け｜カジュアルな退職挨拶メール例文
カジュアルな退職挨拶メールの例文を紹介します。
例文
件名：退職のご挨拶（氏名）
〇〇さん
お疲れさまです。
突然のご連絡ですが、〇月〇日をもって退職することになりました。
メールでのご挨拶となり、申し訳ございません。
短い間でしたが、一緒に働けて本当に楽しかったです。
業務は△△さんに引き継いでおりますので、何かあれば△△さんまでお願いします。
なお、私の今後の連絡先はこちらです。
メール：〇〇〇@〇〇〇〇
携帯：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
これからも〇〇さんの活躍を応援しています！ありがとうございました。
取引先やLINEでの挨拶方法も知りたい場合は、次の記事で例文とマナーを確認できます。
>> 取引先への退職挨拶メールがスッと書ける！失礼なく伝わる例文
>> 退職挨拶のLINEで失敗しない！上司・同僚別の例文とマナー
同僚へ退職挨拶メールを送信した後のフォロー方法
退職挨拶メールを送った後も、簡単なフォローで印象はさらに良くなります。メールだけでは感謝の思いを伝えきるのが難しい場合があるためです。
たとえば、最終出勤日に軽く声をかけて直接お礼を伝えたり、業務の引き継ぎや確認事項を短いメッセージで補足しておくと、丁寧さが伝わります。また、個別に連絡を取ることで、退職後の良好な関係性を維持するきっかけにもなるでしょう。
メールだけでなく、その後の小さな気遣いを大切にすることで、感謝の気持ちがより確実に伝わり、しこりを残さない退職につながります。
同僚から退職の挨拶メールを受け取ったときのマナー
同僚から退職挨拶メールが届いた際、返信すべきか迷うこともあるかもしれません。もし個人のメールアドレス宛に届いたのであれば、返信するのがマナーです。
会社用メールアドレスから送信されている場合、相手が最終出勤日の業務を終えて退社してしまうと、その後の返信を確認できなくなる可能性があります。退職の挨拶メールが届いたら、可能な限り早めの返信を心がけましょう。
退職の挨拶に対する返信は、以下の3つの構成を意識すると、より丁寧で温かみのある印象になります。
- これまでの感謝（お礼の言葉）
- 退職を惜しむ気持ち（エピソードなど）
- 新天地での活躍を願う言葉（結びの挨拶）
退職の挨拶メールへの返信は、形式よりも気持ちが大切です。基本のマナーを押さえた一言を添えるだけで、相手にとって記憶に残るやり取りになります。
同僚からの退職挨拶メールに返信する例文
同僚からの退職挨拶メールに対して、返信するときにそのまま使える例文を紹介します。
例文
〇〇さん
お疲れさまです。
丁寧なご挨拶のメール、ありがとうございました。
こちらこそ、これまでたくさん助けていただき、本当に感謝しています。
〇〇さんがいなくなるのはとても寂しいですが、一緒に仕事ができたことは私にとって大切な思い出です。
これからも新しい場所で〇〇さんらしく活躍されることを心からお祈りしています。
また機会があればぜひお会いしましょう。
今まで本当にありがとうございました。
まとめ｜同僚にも退職挨拶メールで感謝を伝えよう
この記事では、同僚へ送る退職挨拶メールの基本マナーや、円満に退職するための書き方・注意点を解説しました。
退職挨拶メールは形式的な連絡ではありません。これまで一緒に働いた同僚へ感謝を伝え、自分自身も気持ちよく次のステップに進むための区切りです。予め内容を整理し、相手を思いやる一言を添えるだけで、印象は大きく変わります。
「何から準備すればいいかわからない」「退職までの流れが不安」という方は、次の記事で退職準備の全体像を確認しておくと安心です。