退職挨拶メールは、お世話になった人へ感謝を伝える大切なメールです。
退職の挨拶をメールで送るのは失礼かな……
お世話になった同僚にメールしたいけれど、何を書けばいいんだろう？
お世話になった同僚へ改めて感謝の気持ちを伝えるのは、簡単そうで難しいものです。
そんなときには、退職挨拶メールの基本フォーマットを活用すると、伝えたいことが整理できます。
この記事では、同僚へ送る退職挨拶メールのマナーや例文をわかりやすく解説します。
本記事のライター：伊藤えま
採用・人事歴10年以上。2級ファイナンシャル・プランニング技能士（FP）取得済み。
採用統括責任者として現場で得てきたリアルな知見を、発信している。
大切な節目の日を気持ちよく迎えましょう。
同僚へ退職挨拶（報告）メールを送る目的とは？
同僚へ退職挨拶メールを送る目的は、大きく分けて4つあります。
- お世話になった人へ感謝の気持ちを伝えるため
- 失礼ない区切りをつけるため
- 業務の引継ぎを周知するため
- 退職後も良好な関係を継続するため
それぞれの目的について解説します。
お世話になった人へ感謝の気持ちを伝えるため
今まで仕事で関わった人に、感謝の気持ちを伝えるのが最大の目的です。
様々な場面で助けてもらったり、学ばせてもらった人へ退職の挨拶としてお礼を伝えましょう。
失礼ない区切りをつけるため
挨拶をせずに退職をしてしまうと「挨拶もなく辞めた」と思われ、相手を不快にさせる可能性があります。
退職は大切な区切りです。気持ちよく送り出してもらえるよう、マナーを学びましょう。
業務の引継ぎを周知するため
担当していた業務を誰に引き継いだのかを紹介することで、他の人が混乱せずに済みます。
退職による職場への影響は、最小限にできるように努めましょう。
退職後も良好な関係を継続するため
特にお世話になった人とは、退職後も連絡を取り合いたいものです。
個人の連絡先をメールに添えると、関係を続けやすくなります。
退職の挨拶をメールで済ませるのは失礼？
退職の挨拶をメールで済ませるのは、必ずしも失礼ではありません。
挨拶する相手が多い場合や、対面での挨拶が難しい場合に有効な方法です。
挨拶では相手の時間もとることになるので、相手が忙しくしている場合には配慮した対応ともいえます。
とはいえ、相手によっては失礼だと感じる人もいるため、相手によって使いわける気配りが必要です。
お世話になったり、特に親しかった同僚には、対面で挨拶をするのがおすすめです。
都合が合わない場合など対面が難しければ、電話での挨拶が礼儀正しい印象になります。
同僚向けに退職挨拶メールを送るベストなタイミング
同僚に向けた退職挨拶のメールを送るタイミングは、最終出勤日の午後〜夕方がベストです。
最後の日に感謝を伝えることで気持ちに区切りがつきます。
また、仕事が落ち着く時間帯を選ぶことで相手に負担をかけづらくなります。
たとえば、定時後にメールを送った場合には、すでに退社してしまっている人もいるでしょう。その場合、メールを確認してもらえるのが退職後になってしまうこともあります。
最終出勤日にメールを送ることで、受け取った人も「今日で最後なんだな」と印象に残りやすくなります。
もし不安な場合には、先に退職した人の送信タイミングを参考にするのも一つの方法です。
同僚に退職挨拶メールを送るときの4つのマナー
同僚に退職挨拶メールを送るときには、以下のマナーを意識しましょう。
ポジティブな思い出を添えて感謝を伝える
メール本文ではポジティブな思い出を添えて感謝を伝えましょう。
相手の印象に残りやすい内容になります。
退職理由は一身上の都合で十分
退職理由は「一身上の都合」としておきましょう。
正直にすべて伝えると相手に心配をかけたり、あらぬ誤解に繋がる恐れがあります。
悪口は書かない
退職挨拶メールには、会社の愚痴や悪口は書かないようにします。
同僚へ送るメールだと、つい愚痴を書きたくなるものです。
しかしながら、退職挨拶メールの目的は感謝を伝えることです。
事前にメールを作成しておく
退職日当日は、挨拶などで何かと慌ただしくなりがちです。
送信漏れを防ぐためにも、事前にメールを作成しておくと安心です。
同僚に送る退職挨拶メールの基本フォーマット
退職挨拶メールは、下記の流れを参考にすると書きやすいです。
件名は、相手がメール内容が一目で退職の挨拶とわかりやすいようにします。
退職日を記載しないと「いつ退職するの？」と相手を困惑させることになります。
「〇月〇日をもって」のように退職日を記載しましょう。
対面での挨拶が出来ず、メールでの挨拶となったお詫びをします。
フォローしてもらったり、お世話になったエピソードを添えて感謝を伝えましょう。
後任や引継ぎをした方を紹介します。
担当業務によって複数人に引継ぎをした場合には、箇条書きもおすすめです。
退職後も引き続き関係を続けたい人には、今後の連絡先を記載しましょう。
同僚の今後の活躍を祈る文で本文を締めましょう。
退職の挨拶メールは一斉送信でも問題ない？
メールを送る相手が多い場合には、一斉送信でも問題ありません。
一斉送信で送る場合に個人情報の保護に注意し、下記のルールで送信しましょう。
・宛先を「Bcc」にいれる
・「To」には自分のアドレスを入れる
同僚向け｜シンプルな退職挨拶メール例文
同僚へ送るシンプルな退職挨拶メールの例文を紹介します。
件名：退職のご挨拶（〇月〇日付）
〇〇さん
お疲れさまです。
私事で恐縮ですが、〇月〇日をもちまして一身上の都合により退職することになりました。
本来であれば直接お伝えするべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
入社した頃は、事務の仕事もわからないことばかりでしたが、
〇〇さんがいつも丁寧に教えてくださり、本当に助かりました。
特に月末処理のときに一緒に残業したことは、今でも良い思い出です。
心より感謝申し上げます。
担当していた業務は△△さんに引き継いでおりますので、
何かございましたら△△さんまでお声がけください。
また、今後の連絡先をお伝えしておきます。
メール：〇〇〇@〇〇〇〇
携帯：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇さんのこれからのご活躍を心よりお祈りしています！
本当にお世話になり、ありがとうございました。
同僚向け｜感謝が伝わる退職挨拶メール例文
同僚向けの感謝が伝わり心に残る退職挨拶メールの例文を紹介します。
件名：退職のご挨拶（氏名）
〇〇さん
お疲れさまです。
突然のご連絡となり恐縮ですが、〇月〇日をもちまして一身上の都合により退職することになりました。
本来なら直接お伝えすべきところ、メールでのご挨拶となってしまい申し訳ございません。
入社したばかりで右も左もわからなかった頃、
〇〇さんが一緒にお客様先を回ってくださったこと、今でも鮮明に覚えています。
営業の基本を教えてもらいながら、何度も失敗をフォローしていただきました。
〇〇さんがいてくださったからこそ、ここまで頑張れたと思っています。
本当にありがとうございました。
担当していた案件につきましては、以下の通り引き継いでおります。
・A社、B社 → △△さん（内線〇〇〇〇）
・C社、新規案件 → ◇◇さん（内線〇〇〇〇）
何かご不明点などありましたら、お声がけください。
なお、私の今後の連絡先をお伝えいたしますので、
何かございましたらお気軽にご連絡ください。
メール：〇〇〇@〇〇〇〇
携帯：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇さんのますますのご活躍とご健康を心よりお祈りしています！
これからも変わらずお元気で頑張ってください。
本当にお世話になりました。
同僚から退職の挨拶メールを受け取ったときのマナー
同僚から退職挨拶メールが届いたときに、返信するかどうか迷うこともあるでしょう。
個人のメールアドレスに届いたら、返信するのがマナーです。
社内用メールアドレスの場合、相手が退社してしまうと返信メールを見る機会がなくなります。
可能な限り早めの返信を意識しましょう。
退職の挨拶メールへの返信はフォーマットに沿って書くと丁寧な印象になります。
- お礼の言葉
- 別れを惜しむ気持ち
- 今後の活躍を祈る言葉
同僚からの退職挨拶メールに返信する例文
同僚からの退職挨拶メールに対して、返信するときの例文を紹介します。
〇〇さん
お疲れさまです。
丁寧なご挨拶のメールをありがとうございました。
こちらこそ、これまでたくさん助けていただき、本当に感謝しています。
〇〇さんがいなくなるのはとても寂しいですが、
一緒に仕事ができたことは私にとって大切な思い出です。
これからも新しい場所で〇〇さんらしく活躍されることを心からお祈りしています！
また機会があればぜひお会いしましょう。
今まで本当にありがとうございました。
まとめ｜同僚にも退職挨拶メールで感謝を伝えよう
この記事では、同僚への退職挨拶メールについて解説しました。
退職は一つの大きな節目です。
退職挨拶メールは、感謝の気持ちを伝えるだけではなく、自分にとっての区切りの意味もあります。
伝えたいことをしっかり準備して、心のこもったメールを送りましょう。
